Essen – Steuerberater Roland Franz, Gesch?ftsf?hrender Gesellschafter der Steuerberatungskanzlei Roland Franz & Partner in Essen und Velbert, weist darauf hin, dass das Finanzgericht D?sseldorf (FG D?sseldorf, Urteil v. 24.11.2023 – 3 K 1887/22 H(L) (GR): NWB GAAAJ-57862) entschieden hat, dass ein elektronisches Fahrtenbuch nicht die Anforderungen an den ordnungsgem??en Nachweis des tats?chlichen Umfangs der Privatnutzung eines betrieblichen Kfz erf?llt, wenn nachtr?gliche ?nderungen an den zu einem fr?heren Zeitpunkt eingegebenen Daten nicht in der Datei selbst, sondern in externen Protokolldateien dokumentiert sind.
Der Grundsatz:
„Der als Lohnzufluss zu erfassende geldwerte Vorteil aus der unentgeltlichen oder verbilligten ?berlassung eines Kfz zu privaten Zwecken ist grunds?tzlich nach der sogenannten 1 Prozent- Regelung zu berechnen. Der tats?chliche Umfang der Privatnutzung wird nur ber?cksichtigt, wenn der Steuerpflichtige dies durch ein ordnungsgem??es Fahrtenbuch nachweist“, erkl?rt Steuerberater Roland Franz.
Zu dem o.a. Urteilsfall:
Der Kl?ger f?hrte f?r die Fahrzeuge elektronische Fahrtenb?cher mit der Software „Fahrtenbuch Express“. Neben dem eigentlichen Fahrtenbuch wurden damit auch Aufstellungen ?ber die angefallenen Kosten erstellt. Die Einsichtnahme in die Originaldaten durch das Gericht ergab, dass die Eintragungen nicht zeitnah erfolgten, sondern eine Aktualisierung im 3 bis 6-Wochenrhythmus erfolgte. Das Fahrtenbuch ist deshalb zu verwerfen und der geldwerte Vorteil ist unter Anwendung der sogenannten 1 Prozent- Regelung zu ermitteln.
Hierzu f?hrte das FG D?sseldorf weiter aus:
– Die dem Gericht vorgelegten Fahrtenb?cher erf?llen die Voraussetzungen nicht: Zum einen fehlt die von der Rechtsprechung geforderte ?u?ere geschlossene Form und zum anderen wurden die Fahrtenb?cher nicht zeitnah gef?hrt.
– Dem Erfordernis der zeitnahen F?hrung eines solchen Fahrtenbuchs wird nicht gen?gt, wenn die – zwischenzeitlich auf Notizzetteln festgehaltenen – Eintragungen erst mehrere Tage oder Wochen nach Abschluss der betreffenden Fahrten vorgenommen werden.
So sollte man es also nicht machen.
Erinnerung an die Anforderungen an ein (elektronisches) Fahrtenbuch:
– Allgemeine IT-Sicherheit des Fahrtenbuchs: Die erste Anforderung an ein elektronisches Fahrtenbuch ist die Reglementierung von grunds?tzlichen IT-Bereichen. Diese Reglementierung sieht vor, dass jegliche ?nderungen und Updates des Systems einen gewissen Change Management Prozess durchlaufen. Des Weiteren m?ssen alle Schnittstellen ?berwacht und gepr?ft werden. Steuerberater Roland Franz f?hrt aus: „Damit ein Fahrtenbuch steuerlich anerkannt wird, m?ssen die Zugriffe der Benutzer auf Funktionen und buchhalterisch relevante System-Daten ?ber eine sogenannte Berechtigungsstruktur geregelt werden“.
– Klare Daten-Verantwortlichkeit bei Fahrtenbuch-Nutzung: Eine weitere Fahrtenbuch-Anforderung schreibt eine klare System-Verantwortlichkeit bez?glich der Datenverarbeitung vor. Es muss zu jedem Zeitpunkt eindeutig dokumentiert werden, wer die Verantwortung f?r externe und interne Datenfl?sse, wie zum Beispiel zur Buchhaltung, tr?gt. Rechtssicherheit ist nur gegeben, wenn die Datenverantwortlichkeit bei Nutzung der Fahrtenbuch-Software definiert ist und ordnungsgem?? Anwendung findet.
– Datensicherheit des Fahrtenbuchs: Da das elektronische Fahrtenbuch extrem sensible Datens?tze wie beispielsweise GPS-Standorte mit zugeh?rigen Personennamen und Privatadressen speichert, gilt hier die h?chste Sicherheitsstufe. Diesbez?glich gelten grunds?tzliche Datenschutz-Anforderungen nach GDPR und DSGVO, die gegen Diebstahl, Verlust und Vernichtung sichern.
– Unver?nderbarkeit des Fahrtenbuchs und ?nderungsprotokoll: Eine weitere Anforderung an ein Fahrtenbuch mit Finanzamt Konformit?t beschreibt die l?ckenlose Aufzeichnung der Fahrten eines Firmenwagens oder Poolfahrzeugs. Wenn Firmenwagen durch die Fahrtenbuch-Software verwaltet werden, m?ssen deren Bewegungen im System aufgezeichnet werden. Wenn Poolfahrzeuge ?ber die Fahrtenbuch-Software verwaltet werden sollen, m?ssen alle Buchungen vom System aufgezeichnet werden. Wichtig ist hierbei, dass die Inhalte grunds?tzlich unver?nderlich sind. Wenn man genauer hinsieht, d?rfen urspr?ngliche Inhalte eigentlich schon ver?ndert werden – aber alle vorgenommenen ?nderungen m?ssen retrospektiv feststellbar sein. Das hei?t, dass das System ein ?nderungsprotokoll vorweisen muss, um bez?glich der Steuer aufweisbar zu sein.
– Pr?fbarkeit und Nachvollziehbarkeit: Im Falle einer Pr?fung durch die Steuerbeh?rde m?ssen alle Eintr?ge und Fahrtenbuch-Dokumente leicht nachvollziehbar sein. „Denn es nutzt niemandem, wenn zwar alle Informationen dokumentiert wurden, aber diese vom Finanzamt nicht gelesen oder verstanden werden k?nnen. Au?erdem sollten alle elektronisch generierten Fahrtenb?cher sachlich und formell korrekt sein und damit eine Pr?fbarkeit einzelner Fahrten sowie des Gesamtsystems zulassen“, erg?nzt Steuerberater Roland Franz.
– Vollst?ndigkeit/ Unmittelbarkeit/ Ordnungsm??igkeit: Diese Anforderungen meinen die vollst?ndige und unver?nderliche Aufzeichnung aller Gesch?ftsvorf?lle – egal ob Firmenwagen oder Poolfahrzeug. Es ist essenziell, dass elektronische Fahrtenb?cher l?ckenlos gef?hrt werden – andernfalls bleibt dem Finanzamt Interpretationsspielraum, der sich negativ auswirken kann. Au?erdem sollten alle Fahrtenb?cher zeitnah gef?hrt und unmittelbar kategorisiert werden. Der Gesetzgeber empfiehlt hier eine Kategorisierung einer Fahrt nach sp?testens 7 Tagen.
– Aufbewahrung und Archivierung der Fahrtenbuch-Datens?tze: Jeder kennt sie – die Aufbewahrungspflicht von Daten – diese gilt nat?rlich auch f?r ein elektronisches Fahrtenbuch.
„Viele Hersteller werben damit, dass ihr elektronisches Fahrtenbuch zertifiziert ist. Dazu muss man wissen, dass das Finanzamt f?r keine Software eine Zertifizierung erteilt. Diese stammt in der Regel von einem Steuerberater oder Wirtschaftspr?fer und sch?tzt bei m?glichen Programmfehlern nicht vor der steuerlichen Unwirksamkeit der Aufzeichnungen“, warnt Steuerberater Roland Franz.
Strafrechtliche Beurteilung bei „Fehleintragungen“
Das Fahrtenbuch stellt, wie auch Rechnungen, eine Urkunde dar, weil es zum Beweis im Rechtsverkehr geeignet und bestimmt ist.
Die Einzelheiten:
Das Fahrtenbuch ist eine Urkunde im Sinne des ? 267 Strafgesetzbuch. Bei falschen Eintragungen und/oder bewussten Manipulationen macht man sich wegen Steuerhinterziehung strafbar. Hinzu kommt: Wenn die Bu?geld- und Strafsachenstelle, die f?r die Aufkl?rung und Verfolgung von Steuerhinterziehung zust?ndig ist, z.B. im Rahmen einer Betriebspr?fung eine Urkundenf?lschung (strafbar gem. ? 267 StGB), also inhaltlich falsche oder erfundene Eintragungen feststellt, gibt sie den Fall an die Staatsanwaltschaft ab.
Fazit: Zu dem Verfahren wegen Steuerhinterziehung kommt noch ein Verfahren wegen Urkundenf?lschung hinzu.
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