Die Pflicht zur E-Rechnung f?r Unternehmen ist in vollem Gange. Bereits seit Januar 2025 m?ssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen akzeptieren und sp?testens 2028 m?ssen alle Rechnungen in einem digitalen Format ausgestellt werden, das der Norm EN 16931 entspricht. Die Politik sieht das als wichtigen Schritt zu mehr Compliance im Finanzwesen und zur Digitalisierung. F?r zahlreiche Unternehmen bedeutet das, dass sie das Software-Setup ihrer Buchhaltung nun auf Komptabilit?t ?berpr?fen oder sogar modernisieren m?ssen.
Bei der E-Rechnung ist es mit dem klassischen PDF-Anhang nicht getan. Sie erfordert spezielle, standardisierte Formate, welche die Buchhaltungs-Software und ERP-Systeme der Empf?nger automatisch und ohne manuelle Intervention verarbeiten k?nnen. Daraus resultieren in der Theorie zahlreiche Vorteile wie beispielsweise transparentere Finanzstr?me, Real-Time-Sichtbarkeit oder auch effizientere Prozesse mit einer niedrigeren Anf?lligkeit f?r Fehler. Um davon zu profitieren, braucht es einige wichtige Grundlage: Die richtige Software.
F?r Unternehmen mit internationalen Kontakten stellen einmal mehr auch die verschiedenen Gegebenheiten unterschiedlicher L?nder eine Herausforderung dar. Der Aspekt, dass die E-Rechnung mit unterschiedlicher Geschwindigkeit Pflicht wird, l?st sich noch von selbst; Was aber bestehen bleibt, sind je nach Land verschiedene regulatorische Anforderungen sowie unterschiedliche Dateiformate und Standards.
Schneller, genauer und sicherer durch integrierte Software
Um F?lschungen zu vermeiden und Authentizit?t zu garantieren, kommen digitale Signaturen und sichere Netzwerke zum Einsatz. Moderne ERP- und Finanzsysteme bieten h?ufig integrierte E-Invoicing-Funktionen oder APIs zur Anbindung an diese. Ist eine direkte Integration nicht verf?gbar, k?nnen Middleware oder spezialisierte Dienstleister die Compliance und Formatkonvertierungen sicherstellen. L?sungen wie Rydoo optimieren diesen Prozess, indem sie integriertes Spesenmanagement und automatisierte Spesen-Compliance-Pr?fungen zur Verf?gung stellen, um die vielf?ltigen regulatorischen Anforderungen zu erf?llen.
Sobald eine E-Rechnung eingeht, pr?ft das System des Empf?ngers sie automatisch anhand von Bestellungen oder Belegen. Danach wird sie entweder zur Zahlung freigegeben, oder Unstimmigkeiten werden. Diese automatische Validierung reduziert manuelle Fehler und verbessert damit Genauigkeit und Effizienz.
Gelingt dies, markieren E-Rechnungen den ?bergang zu einer neuen ?ra des digitalen Finanzwesens, in der Compliance an erster Stelle steht. Das Gute: Unternehmen, die digitale Compliance proaktiv umsetzen, profitieren oft schon fr?h von Vorteilen wie einem reibungsloseren und transparenteren Cashflow, weniger Betrugsf?llen und effizientere Arbeitsabl?ufen.
Daher sollten sie schnellstm?glich nach L?sungen oder Upgrades f?r ihr ERP-System suchen, die die E-Rechnung mit all ihren Facetten in unterschiedlichen L?ndern und Formaten unterst?tzten und au?erdem einfach in ihre bestehende Technologieinfrastruktur integriert werden k?nnen. Solche L?sungen wie beispielsweise Rydoo helfen dabei die Compliance in verschiedenen L?ndern sicherzustellen, sind einfach anwendbar und bringen alle Vorteile des digitalen Compliance-First-Accounting.
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