Skandinavien macht es vor, wie E-Invoicing funktionieren kann: Einheitliche Standards, durchg?ngige Automatisierung und klar strukturierte Prozesse sorgen dort f?r reibungslose Abl?ufe – und sp?rbare Effizienzgewinne.
In Deutschland galt diese Pflicht bis Ende 2024 nur f?r den Gesch?ftsverkehr zwischen Unternehmen und ?ffentlichen Auftraggebern – erst seit dem 1. Januar 2025 m?ssen nun alle Unternehmen strukturierte elektronische Rechnungen zumindest empfangen k?nnen. Ab 1. Januar 2028 m?ssen dann alle Rechnungen verpflichtend in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt werden.
Viele Unternehmen haben die technische Basis daf?r bereits geschaffen, doch oft bleibt E-Invoicing ein isoliertes IT-Projekt. Laut einer Pleo-Studie unter 350 Entscheidungstr?ger:innen im Finanzbereich sehen 71 % der deutschen Unternehmen E-Rechnungen als entscheidenden Schritt in der Digitalisierung, 68 % erwarten konkrete Einsparungen bei Zeit, Budget und Ressourcen. Die folgenden f?nf Ans?tze aus Norwegen, Finnland, Schweden und D?nemark zeigen, wie aus einer gesetzlichen Vorgabe ein Wettbewerbsvorteil wird.
Rechnungen automatisch durchbuchen
In Norwegen laufen E-Rechnungen direkt ins Buchhaltungssystem, werden automatisch validiert, vorkontiert und zur Zahlung vorbereitet. Ein Regelwerk gleicht Betr?ge mit Bestellungen oder Budgets ab und markiert nur Abweichungen zur manuellen ?berpr?fung. Dieses „Exception-based Processing“ reduziert Routinearbeiten, senkt Fehlerquoten und schafft Kapazit?t f?r Analysen oder strategische Projekte. In Deutschland l?sst sich das mit ERP-Integrationen und Workflow-Automatisierungen umsetzen, oft mit dem Effekt, dass sich der manuelle Aufwand um bis zu 50 % verringert.
Einheitliche Formate durchsetzen
Finnland verfolgt eine Null-Toleranz-Strategie: Ohne strukturierte E-Rechnung keine Zahlung. Das sorgt f?r saubere Daten, vermeidet Medienbr?che und verhindert, dass Mitarbeitende Rechnungen h?ndisch erfassen m?ssen. Unternehmen in Deutschland k?nnen diesen Ansatz adaptieren, indem sie Lieferanten klare Formatvorgaben machen, diese in Vertr?gen festschreiben und technische Filter einsetzen, die nur konforme Formate zulassen.
Rechnungsdaten strategisch auswerten
In Skandinavien betrachten Unternehmen E-Rechnungen als Datengrundlage f?r die Steuerung ihres Gesch?fts: Sie analysieren Zahlungsziele, Skontoverhalten und Genehmigungszeiten, um Liquidit?t zu optimieren und Engp?sse zu vermeiden. So kann erkannt werden, wenn ein Lieferant immer vorzeitig bezahlt wird, obwohl Skonti ungenutzt bleiben. Viele ERP- und Ausgabensysteme in Deutschland bieten bereits solche Analysefunktionen, werden aber oft nur zur reinen Abwicklung genutzt.
Mit einem Use Case starten
Oft wollen Unternehmen den kompletten Wechsel in einem Schritt vollziehen. Anders in D?nemark: Dort beginnen viele mit einem klar abgegrenzten Bereich, etwa Agentur- oder Beraterrechnungen, weil diese Prozesse gut standardisierbar sind und feste Ansprechpartner haben. Der Vorteil: Der gesamte End-to-End-Prozess kann in kleinem Rahmen erprobt, optimiert und anschlie?end skaliert werden. Das senkt Risiken und erleichtert den Change-Management-Prozess erheblich.
Finanzprozesse teamf?hig machen
In Schweden ist E-Invoicing nicht auf die Finanzabteilung beschr?nkt, sondern Teil eines integrierten Ausgabenmanagements. Rechnungen werden direkt der Abteilung zugewiesen, die diese inhaltlich pr?fen kann. Rollenbasierte Freigaben, digitale Workflows und klare Verantwortlichkeiten sorgen f?r Geschwindigkeit, Transparenz und belastbare Prozesse. Das Ergebnis: weniger R?ckfragen, k?rzere Durchlaufzeiten und eine bessere Zusammenarbeit ?ber Abteilungsgrenzen hinweg.
Vom nordischen Vorbild profitieren
„In Skandinavien wurde die E-Rechnung fr?h als strategischer Hebel verstanden – nicht als Pflicht, sondern als Motor f?r standardisierte, automatisierte und team?bergreifende Finanzprozesse“, sagt S?ren Westh-Lonning, CFO bei Pleo. „Der Unterschied liegt im konsequenten Vorgehen: einheitliche Formate, durchg?ngige Automatisierung, aktive Datennutzung und eine enge Zusammenarbeit zwischen Finance, Einkauf und Fachabteilungen.“
F?r Deutschland bedeutet das: Wer die kommenden Jahre nutzt, um diese Prinzipien umzusetzen, profitiert doppelt. Erstens, indem gesetzliche Vorgaben p?nktlich und ohne Reibungsverluste erf?llt werden. Zweitens, indem aus E-Rechnungsprozessen ein strategischer Vorteil entsteht. Die Botschaft ist klar: Skandinavien macht vor, wie aus einer Pflicht ein funktionierendes, zukunftsf?higes System wird – jetzt ist die Zeit f?r deutsche Unternehmen, diesen Vorsprung zu nutzen.
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?ber Pleo
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Pleo wurde 2015 in Kopenhagen gegr?ndet. W?hrend einer Series C-Investitionsrunde im Jahr 2021 erhielt Pleo eine bedeutende Kapitalspritze, die dem Unternehmen den Status des j?ngsten Einhorns D?nemarks einbrachte. Heute erm?glicht Pleo jedes Jahr Unternehmensausgaben in Milliardenh?he und definiert somit das Ausgabenmanagement f?r Unternehmen kontinuierlich neu.
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