H?ufige Dienstreisen in verschiedene L?nder und Kontinente haben bei der SCHOTT AG jeden Monat 50 bis 80 Stunden manuelles Abarbeiten von Belegen bedeutet. Heute ist das Geschichte und der Aufwand ist auf etwa 20 % dieser Zeit gesunken. Mitarbeiter bekommen ihre Erstattung f?r Reisekosten und Spesen so schnell und zuverl?ssig wie nie zuvor – in allen Standorten weltweit. Geschafft hat SCHOTT das mit der intelligenten Plattform von Rydoo.
Circa 17.000 Angestellte, verteilt auf 30 L?nder mit jeweils eigenen Systemen und Vorschriften, f?hrten beim Erstatten von Mitarbeiterbelegen naturgem?? zu viel manuellem Aufwand, einer hohen Anf?lligkeit f?r Fehler und zu Verz?gerungen. Die SCHOTT AG hat sich daher entschieden, ihr Spesenmanagement zu digitalisieren. Ihre Wahl fiel dabei auf Rydoo. Den finalen Ausschlag gab neben der reibungslosen Integration in das SAP-System von SCHOTT und der globalen Kompatibilit?t von Rydoo vor allem die Geschwindigkeit des Rollouts.
SCHOTT brauchte ein System, das weltweit funktioniert
Eine l?ngere Implementierungsphase war angesichts der weltweiten T?tigkeit ein No-Go. Die Kosten dadurch w?ren zu hoch gewesen. Im Setup-Prozess von Rydoo aber konnte SCHOTT alle HR-Daten in k?rzester Zeit in das neue System ?bertragen. Ein langes Einarbeiten der Angestellten war ebenfalls nicht n?tig. Sehr vieles erkl?rte sich durch das intuitive Design von selbst und offene Fragen wurden in Tutorials oder Kick-Off-Sessions gekl?rt.
Auch das individuelle Anpassen an verschiedene L?nder hatte hohe Priorit?t. Ein simples Beispiel f?r die spezifischen Anforderungen verschiedener L?nder ist, dass Mitarbeitende aus w?rmeren Regionen f?r Reisen in k?hlere Gebiete Zusch?sse f?r klimatisch angemessene Kleidung bekamen. Oder aber das Vereinigten K?nigreich mit der Verpflichtung, dass Spesen umgehend eingereicht werden m?ssen, nicht erst Monate sp?ter. Rydoo unterst?tzt standardm??ig die Regularien diverser L?nder und l?sst sich au?erdem individuell f?r spezifische Anforderungen und Policies konfigurieren.
„Mit der wichtigste Faktor f?r uns war eine m?glichst kurze Rollout-Phase. In Malaysia haben wir nur wenige Tage gebraucht, um auf Rydoo umzustellen.“, berichtet Claudia Grosch, Process Manager for Financial Systems and Services, bei SCHOTT. „Unsere Mitarbeiter auf der ganzen Welt sind mit Rydoo schnell klar gekommen, weil das Interface so intuitiv ist. Und unsere Buchhaltung hat nun etwa 80 % weniger Aufwand als zuvor. Gleichzeitig haben wir so wenige Compliance-Probleme wie noch nie, da Rydoo m?gliche Verst??e automatisch markiert. Wir sind froh, diesen Schritt gemacht zu haben.“
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