Schwandorf, 7. Februar 2025 – Die Einf?hrung der E-Rechnung l?uft – und der erste Schritt sollte jetzt schon vollzogen sein: Seit 1. Januar 2025 m?ssen ausnahmslos alle Unternehmen in Deutschland Rechnungen im neuen digitalen Format empfangen, lesen und verarbeiten k?nnen. „Viele Unternehmen sind nach wie vor nicht darauf vorbereitet“, sagt Steffen Mahlmeister, Solution Manager Inbound bei Paragon DACH + CEE. Mit der Auslagerung ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung an einen hybrid arbeitenden Dienstleister, der sowohl analoge als auch digitale Rechnungsformate bearbeitet, k?nnen sie jetzt noch ihre Pflicht erf?llen und die Kosten und Risiken senken, die mit dem Empfang der E-Rechnung verbundenen sind. Und sie k?nnen zudem gelassen ihrer Verpflichtung zur Stellung der E-Rechnung ab sp?testens 2028 entgegensehen.
„Laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom war Anfang Dezember 2024 nicht einmal die H?lfte aller Unternehmen in Deutschland in der Lage, das E-Rechnungsformat zu empfangen“, so Mahlmeister. „Unserer Erfahrung nach d?rfte sich das nicht sonderlich ge?ndert haben – viele Unternehmen k?nnen also die Daten aus den E-Rechnungen ihrer Auftragnehmer noch nicht weiterverarbeiten und in ihre eigene Buchhaltung ?bernehmen.“ Um die E-Rechnungen aktuell empfangen und sp?ter auch erstellen zu k?nnen, m?sse die bestehende IT-Infrastruktur angepasst werden. Das erforderliche technische Know-how und eventuell externe Beratung, die daf?r notwendige Software und Mitarbeiterschulung verursachen Kosten, vor denen Unternehmen noch zur?ckschrecken, erl?utert Mahlmeister. „Die ersten Erfahrungen seit Jahresanfang haben gezeigt: Die neuen digitalen Formate bieten den Lieferanten Optionen in Bezug auf Anlagen oder die Angabe von Zusatzinformationen, mit der die eigentliche Strukturierung der Formate deutlich gemindert wird. Das erschwert zus?tzlich die Verarbeitung der E-Rechnung f?r die Unternehmen.“
Vorstrecke zum Finanzmanagement-System outsourcen
Mahlmeister prognostiziert: „Der ?bergang von der analogen zur E-Rechnung wird sich lange hinziehen. Die Praxis zeigt ja, dass mit dem Jahreswechsel kein Schalter umgelegt wurde – und seither alles nur noch digital ist. Hier ist ein hybrider Ansatz ratsam – also die F?higkeit, sowohl analoge als auch digitale Rechnungsformate zu verarbeiten.“ Denn Unternehmen werden auch weiterhin Rechnungen von Kleinunternehmen, von Zulieferern aus dem Ausland oder ?ber Kleinbetr?ge auf Papier oder als unstrukturiertes PDF ohne den erforderlichen maschinenlesbaren Teil bekommen.
Das macht die Sache vor allem f?r Mittelst?ndler und gro?e Unternehmen kompliziert, die individuelle L?sungen brauchen. „Sie k?nnen die Aufgaben aber einfach outsourcen, indem sie sich f?r ihre Eingangsrechnungsverarbeitung einen erfahrenen Dienstleister wie Paragon als Partner suchen, der den hybriden Ansatz beherrscht und aus allen Formaten einheitliche Datens?tze zur ?bergabe an das vorhandene Finanzmanagementsystem macht.“ Daf?r gehen s?mtliche Rechnungen – ob analog oder digital – erst einmal an den externen Dienstleister, der die gesamte Vorstrecke zum Finanzmanagement-System ?bernimmt. Er bringt alle Rechnungen in ein einheitliches Standardformat, das von der Buchhaltung des jeweiligen Unternehmens weiterverarbeitet werden kann. „Die Zusammenarbeit mit einem hybrid arbeitenden Dienstleister kann Aufwand und Kosten f?r die l?ngst ?berf?llige Umstellung auf E-Rechnung deutlich senken“, so Mahlmeister. „Unsere Erfahrung hat zudem gezeigt, dass der hybride Ansatz Unternehmen L?sungen f?r weitere Fragestellungen liefert – etwa f?r die Verarbeitung anderer Dokumentenarten wie Bestellbest?tigungen, Mahnungen, Avise. Er ist auch hilfreich, wenn in den E-Rechnungen noch Fehler enthalten sind oder aber, wenn E-Rechnungen aus dem Ausland in anderen Formaten empfangen und verarbeitet werden m?ssen.“ Nicht zuletzt k?nnen derart aufgestellte Dienstleister bei der Erstellung der E-Rechnung unterst?tzen – und Unternehmen k?nnen entspannt dieser weiteren Pflicht entgegensehen, die sp?testens ab 2028 nahezu alle Unternehmen in Deutschland erf?llen m?ssen.
Ein ausf?hrliches Interview mit Steffen Mahlmeister zur Einf?hrung der E-Rechnung finden Sie hier.
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