Manuelle Spesenverwaltung bedeutet immer viel Papier, hohe Fehleranf?lligkeit und hoher Zeitaufwand. Digitales Spesenmanagement mit einer Scanner App f?r die Abrechnungsbelege ist hier eine effiziente L?sung. Wie Belegscanner den Spesenabrechnungsprozess vereinfachen, erl?utert Rydoo, ein f?hrender Anbieter f?r intelligentes Spesenmanagement.
Ein enormer Vorteil von Belegscannern ist, dass sie f?r eine erh?hte Compliance mit den entsprechende Ausgabenrichtlinien von Unternehmen sorgen. Das Erstellen digitaler Kopien von Rechnungen verhindert den Verlust von Daten durch die Besch?digung oder gar die Zerst?rung von Papierbelegen. So wird die Transparenz ?ber die Spesenausgaben gesteigert, wovon Unternehmen zweifach profitieren: erstens, verlorene oder besch?digte Belege werden nicht zum Problem f?r Finanzabteilungen bei Rechnungspr?fungen; zweitens, die vollst?ndigen Informationen ?ber die Ausgaben erm?glichen eine gute interne Analyse der eingereichten Rechnungen. Somit lassen sich unter anderem auch M?glichkeiten zur Kosteneinsparung finden.
Zudem erleichtert die digitale Speicherung von Belegen die Weitergabe an Wirtschaftspr?fer oder Steuerbeh?rden im Falle einer externen Pr?fung. Da immer mehr L?nder Unternehmen erlauben, ihre Dokumente in digitalem Format zu speichern, ist es nicht mehr notwendig, eine physische Kopie der Dokumente aufzubewahren.
Eine Beleg-Scanner-App spart Unternehmen viel Zeit
Ein Belegscanners vereinfacht die Spesenverwaltung auch durch die betr?chtliche Zeitersparnis, die er mit sich bringt. Die manuelle Bearbeitung von Ausgaben nimmt viel Zeit in Anspruch, Mitarbeiter ben?tigen durchschnittlich ?ber 3 Minuten, um die Daten aus jedem einzelnen Beleg einzugeben. Diese Eingaben summieren sich zu vielen Stunden, wenn monatlich Tausende von Ausgaben erfasst werden.
Eine intelligente Belegscan-Software wie Rydoo hilft, diesen Prozess zu rationalisieren und somit die f?r Eingaben aufgewendete Zeit deutlich zu reduzieren. Mitarbeiter k?nnen sofort Fotos von ihren Belegen machen und die Technologie extrahiert wichtige Details wie Datum, Summe und Name der gekauften Ware innerhalb von Sekunden.
Trotz der gro?en Entlastung, die das digitale Spesenmanagement mit sich bringt, verzichten immer noch Unternehmen auf die Anwendung, da sie um die Vertraulichkeit der Daten f?rchten. Die gute Nachricht ist, dass es Spesenmanagementl?sungen gibt, die einen umfassenden Datenschutz gew?hrleisten. Cloud-Dienste wie der von Rydoo sind hochsicher und entsprechen vollst?ndig den DSGVO-Anforderungen. Die Daten k?nnen ?ber 10 Jahre lang gespeichert werden, und ein Disaster-Recovery-Plan wird j?hrlich getestet, um die Sicherheit zu erh?hen.
Die Umstellung auf digitales Spesenmanagement ist eine Investition, die sich lohnt. Der Einsatz einer Scanner App f?r die Spesenabrechnung vereinfacht wesentlich deren Verwaltung und entlastet somit alle Mitarbeitenden betr?chtlich. Sie k?nnen die gesparte Zeit und Energie f?r wertvolle andere Aufgaben nutzen, wovon letztendlich das Unternehmen insgesamt profitiert.
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